Informacja ogólna o przetwarzaniu danych osobowych przez WORD Lublin

Od dnia 25 maja 2018 r. mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych  i w sprawie przepływu takich danych  oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - (Dz. Urz. UE L.119  z 04.05.2016, s.1), zwane dalej RODO oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000). Poniżej znajdują się informacje, w jaki sposób przekazane przez Państwo dane osobowe są przetwarzane przez Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Lublinie zgodnie z przepisami RODO.

    I.    Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest (pozostanie) Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego z siedzibą w Lublinie,
ul. Hutnicza 3, 20 -218 Lublin (dalej „WORD” lub „Ośrodek”).

    II.    Inspektor ochrony danych

W WORD Lublin wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych (IOD), z którym można się kontaktować w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych, pod adresem e-mail: iod@word.lublin.pl lub drogą pocztową: ul. Hutnicza 3, 20 -218 Lublin.

    III.    Cel przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna ich przetwarzania

1.    Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych może lub mogą być:

a)   art. 6 ust. 1 lit. a)  RODO – zgoda osoby na przetwarzanie jej danych w przypadku udziału w programach promocyjnych realizowanych przez Ośrodek;
b)   art. 6 ust. 1 lit. b) – wymogi kontraktowe, tj. konieczność dysponowania danymi na potrzeby wykonania zawartej umowy lub podjęcie na Państwa wniosek działań przed jej zawarciem;
c)    art. 6 ust. 1 lit. c) – wymogi ustawowe, tj. konieczność wypełnienia przez WORD obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa;
d)    art. 6 ust. 1 lit. f) – uzasadnione wymogi administratora, tj. konieczność realizacji prawnie uzasadnionych interesów Ośrodka.

2.    Bazując na powyższych podstawach WORD Lublin będzie przetwarzać pozyskane od Państwa dane osobowe w następujących celach:

a)    realizacji ustawowych (na podstawie: Prawa o ruchu drogowym, ustawy o kierujących pojazdami, ustawy o transporcie drogowym, ustawy o przewozie towarów niebezpiecznych) zadań WORD (jako ośrodka egzaminowania, ośrodka szkolenia i ośrodka doskonalenia techniki jazdy) - w tym:

•    przeprowadzania egzaminów państwowych na prawo jazdy,
•    organizowania ustawowych (obligatoryjnych) szkoleń (kursów, warsztatów, zajęć),
•    obsługi Wojewódzkiej Rady BRD oraz archiwizacji jej dokumentacji;

b)    wykonania umowy, w tym realizacji Państwa dyspozycji;
c)    przeprowadzania postępowań w sprawie udzielenia zamówienia publicznego;
d)   przedstawienia Państwu ofert programów promocyjnych w celu uczestnictwa w konkursach i akcjach z zakresu bezpieczeństwa ruchu drogowego;
e)   przestrzegania przez Ośrodek przepisów prawa, w tym w szczególności przepisów podatkowych, o rachunkowości, o dostępie do informacji publicznej, o zamówieniach publicznych;
f)    wykonania innych prawnie uzasadnionych interesów WORD Lublin, np.  ustalania i dochodzenia roszczeń WORD lub obrony praw Ośrodka, zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, dla celów statystycznych, archiwalnych, dowodowych.


    IV.    Odbiorcy danych

Odbiorcami Państwa danych osobowych w stosownych przypadkach mogą być:

1)    podmioty i organy, którym WORD  jest zobowiązany lub upoważniony udostępniać dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązującego prawa, np. sądy lub organy ścigania (oczywiście tylko gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną);
2)   podmioty obsługujące systemy informatyczne Ośrodka lub podmioty udostępniające narzędzia informatyczne, podmioty współpracujące przy obsłudze prawnej  i szkoleniowej, biegli i inne podmioty przetwarzające dane osobowe na nasze zlecenie na podstawie umów o powierzeniu przetwarzania danych;
3)    podmioty wspierające WORD w wykonywaniu czynności, np. podmioty świadczące usługi pocztowe, kurierskie, utrzymujące i obsługujące sieć telekomunikacyjną Ośrodka.

Poza wyżej wymienionymi odbiorcami pozyskane od Państwa dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom trzecim. Pozyskane od Państwa dane osobowe nie będą także przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO – wyjątek może dotyczyć danych w prowadzonym postępowaniu z zakresu zamówień publicznych.

    V.    Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania Państwa danych zależy od celu, w jakim dane są zbierane i przetwarzane, jak również od podstawy, w oparciu o którą WORD przetwarza Państwa dane.
Najkrótszy okres retencji dotyczy:

•    danych osobowych wizerunkowych (zapis z monitoringu przy egzaminach na prawo jazdy) – 21 dni (lub – w razie złożenia skargi - do zakończenia postępowania w tej sprawie),
•    zapisy z monitoringu wizyjnego Ośrodka i terenów wokół budynków WORD - przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od nagrania (chyba ze nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania).
W pozostałych przypadkach dane osobowe będą przechowywane nie dłużej  niż przewidują to przepisy sektorowe i przepisy archiwalne – ustawa o narodowym zasobie archiwalnym  i archiwach oraz jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w WORD Lublin, tj. przez okres:
•    wskazany w złożonym przez Państwa oświadczeniu o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, przy czym nie dłużej niż do odwołania zgody;
•    niezbędny do rozpatrzenia wniosku o usługę oferowana przez Ośrodek lub o zawarcie umowy;
•   obowiązywania umowy zawartej z WORD, a po jej zakończeniu – w związku z obowiązkami prawnymi Ośrodka wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
•   niezbędny do dochodzenia roszczeń przez Ośrodek w związku z prowadzoną działalnością lub obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec WORD,  z uwzględnieniem okresów przedawnienia;
•    25 lat w przypadku materiałów archiwalnych (kategoria archiwalna A).

    VI.    Prawa przysługujące Państwu w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługuje Państwu:

1)    prawo dostępu do swoich danych osobowych;
2)    prawo do sprostowania danych osobowych;
3)    prawo do usunięcia danych osobowych;
4)    prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5)    prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
6)  prawo do cofnięcia zgody w przypadku, gdy WORD przetwarza Państwa dane osobowe w oparciu o zgodę – zgoda na przetwarzanie Państwa danych osobowych może zostać cofnięta w dowolnym czasie i w dowolny sposób, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
7)  prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Państwa dane mogą być przetwarzane oddzielnie dla poszczególnych celów i w oparciu  o różne podstawy.

   VII.    Wymóg podania danych

Podanie przez Państwa danych jest konieczne dla realizacji celów określonych w pkt. III, tj. jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych nałożonych na WORD i prawnie uzasadnionych interesów Ośrodka oraz jest warunkiem zawarcia i wykonywania umowy. Brak podania przez Państwa wszystkich wymaganych danych uniemożliwi podjęcie przez Ośrodek określonych czynności, o których mowa w pkt. III. W zakresie, w jakim dane osobowe są zbierane na podstawie Państwa zgody, podanie danych jest dobrowolne.

   VIII.    Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w niniejszym piśmie, WORD Lublin nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO

Niniejsza informacja realizuje obowiązek prawny nałożony na administratora danych - nie wymaga ona żadnego działania ze strony osób egzaminowanych, szkolonych, kontrahentów i klientów Ośrodka.